Co to jest feedback i jak go udzielać?
Feedback to jeden z ulubionych terminów z przepastnego słownika używanego na całym korporacyjnym świecie. Wyróżnikiem „fidbeku” na tle arsenału współczesnego managera jest to, że opisuje działania, które dla bardzo wielu z nas są absolutnie naturalne. Jakby tego było mało, możemy go wykorzystać w codziennym życiu bez względu na to czy mowa o świecie Social Media czy wzajemnych relacjach. Zaciekawieni? Przechodzimy do rzeczy!
Feedback – definicja i znaczenie
Tradycyjnie, zaczynamy od definicji. Feedback to proces polegający na przekazywaniu informacji zwrotnych różnego rodzaju podmiotom dotyczący ich zachowania, realizowanych projektów czy efektywności. Możemy śmiało postawić tezę, że feedback można „zastosować” do niemal każdego obszaru funkcjonowania człowieka lub organizacji. Celem takich działań w zależności od kontekstu może być usprawnienie prowadzonej działalności, utrzymanie jej jakości czy, na płaszczyźnie nieformalnej, wzmocnienie więzi z najbliższymi. Dzięki temu, jako odbiorcy takich informacji, jesteśmy w stanie lepiej zrozumieć nasz wpływ na otoczenie oraz konsekwencje związane z podejmowaną aktywnością. Wynika z tego, że na osobie udzielającej feedbacku ciąży duża odpowiedzialność związana z właściwym zbudowaniem stosownego przekazu. Jeszcze kilka lat temu omawiane słowo było stosowane zamiennie ze sformułowaniem „krytyka„. Obecnie przez jego pejoratywny wydźwięk unika się jego stosowania. Co szczególnie istotne w kontekście omawianych kwestii, pomimo negatywnego wydźwięku słowa „krytyka„, na jego gruncie powstało sformułowanie „konstruktywna krytyka„, ugruntowane w języku potocznym. Będzie ono niezwykle pomocne w zrozumieniu tego czym kierować się udzielając tytułowego feedbacku.
Kluczowe zasady efektywnego feedbacku
Ustaliliśmy czym jest i jak ważny jest feedback, dlatego teraz opiszemy co jest fundamentem jego efektywności.
- Jednoznaczność – kategorycznie unikamy ogólników. Koncentrujemy się jedynie na konkretnych przykładach oraz wydarzeniach, dzięki czemu jesteśmy w stanie właściwie adresować opisywane obszary.
- Obiektywizm – opieramy się na faktach. Subiektywność, z samej swojej natury, jest wrogiem dobrej komunikacji.
- Regularność – aby nasze działania przyniosły zamierzony efekty muszą być systematyczne. Analogie ze świata sportu są w tym obszarze jednoznaczne.
- Subsydiarność – piękne słowo, które opisuje działania skierowane na wsparcie i pomoc „drugiej stronie”. Feedback nie jest okazją do bezkarnego krytykowania a szansą na obopólny rozwój.
- Wzajemność – osoba udzielająca informacji zwrotnych musi być gotowa na to, że sama powinna być jej adresatem. Wyrażenie swojego punktu widzenia przez odbiorcę feedbacku jest kluczowe dla efektywności całego procesu.
Czego unikać podczas udzielania feedbacku?
Przeszliśmy przez analizę feedbacku w ujęciu pozytywnym więc przyszła pora na oznaczenie, czego z założenia powinniśmy unikać udzielając informacji zwrotnych.
- Personalizacja – koncentrujemy się jedynie na ocenie zachowań, a nie całej osoby, do której się zwracamy. Dzięki temu wzmocnimy w odbiorcy poczucie bezpieczeństwa w trakcie rozmowy, które może być zaburzone w sytuacji werbalnego ataku. Wymaga to dojrzałości emocjonalnej od obu stron, jednak praca nad tym elementem jest niezbędna dla funkcjonowania w jakichkolwiek relacjach
- Generalizacja – unikamy słów takich jak „zawsze” lub „nigdy”. Nasze komunikaty powinny dotyczyć jedynie konkretnej, omawianej w danym momencie kwestii.
- Emocjonalność – nieco wcześniej wspominaliśmy o dojrzałości emocjonalnej i w ramach tego punktu wybrzmiewa ona stosownie do swojej wagi w procesie. Osoba odpowiedzialna za feedback powinna wejść w rolę moderatora rozmowy, którego priorytetem jest troska o dobrostan emocjonalny odbiorcy komunikatu. Oczywiście, są sytuacje, które nie pozwalają na taki wariant prowadzenia komunikacji. Kluczem jest to, aby stosownie do okoliczności dbać o realizację celu feedbacku, jakim jest wyciągnięcie wniosków i wcielenie ich w życie.
- Opóźnienia – im wcześniej przeprowadzimy taką rozmowę tym lepiej dla jej efektywności. Ponownie, z łatwością można wyobrazić sobie sytuacje, w których taki proces, „na gorąco”, może przynieść, kolokwialnie rzecz ujmując, więcej szkód niż pożytku. Ważne jest, aby, osadzając się w kontekście okoliczności, ramy czasowe dla tego typu działań nie były przesadnie rozciągnięte.
- Nadmiar informacji – idealnie wpisuje się tutaj powiedzenie, „co za dużo – to niezdrowo”. Wnioski, które chcemy przekazać powinny być jak najbardziej skoncentrowane, tak aby uniknąć uczucia przytłoczenia u ich adresata.
Informacje zwrotne o rzeczywistej wartości dla pracowników
Wiedząc o tym, jak mądrze budować feedback, możemy przejść do jego implementacji w organizacji. Niezbędne jest to, aby odbiorca informacji zwrotnej rozumiał jaką wartość niesie za sobą realizowany proces. A czym jest „mityczna” wartość? Jest to możliwość rozwoju swoich kompetencji zawodowych i osobistych, prowadzona przez personę autentycznie zaangażowaną osiągnięcie zakładanych celów. Przechodząc to sedna, dzięki temu zagwarantujemy wzmocnienie w obu stronach silnej wewnętrznej motywację do pracy nad omawianymi kwestiami. Prowadząc takie spotkanie, zachęcamy do aktywnego uczestnictwa w rozmowie, udzielenia odpowiedzi i dajemy adresatowi czas na swobodną wypowiedź. Powinniśmy skupić się na wysłuchaniu i zrozumieniu naszego odbiorcy. Całość powinna być motywatorem do podjęcia dalszych działań, które będą wynikały z zaangażowania obu stron. Stosowne wytyczne zostały przedstawione przez Profesora S. Gellera, link do nich znajduje się tutaj.
Podsumowanie
Zastosowanie się do powyższych wskazówek jednoznacznie poprawi jakość komunikacji w organizacji a tym bardziej życiu codziennym. Należy jednak pamiętać, że jest to ciągły proces, który wymaga konsekwencji i wysiłku. Wiedząc o tym jak wiele możemy dzięki temu, z braku lepszego słowa, „zyskać„, nie pozostaje nam nic innego jak zakasać rękawy i zabierać się do pracy! Przecież wszyscy w jakimś stopniu dążymy do tego, aby stać się lepszymi ludźmi.
